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Deberíamos clasificar nuestras actividades diarias en las siguientes categorías:

1) Urgente e importante
2) No urgente pero importante
3) Urgente pero no importante
4) Ni urgente ni importante

Es habitual que los directivos y trabajadores que ocupan puestos de cierta responsabilidad dediquen su atención a “apagar fuegos” (categorías 1 y 3) descuidando la categoría 2 (planificar, evaluar, diseñar procesos, etc.) ya que en el caso de estas actividades no pasa nada si no las haces hoy. He pasado por ello: la actividad es incesante, pero con la sensación de que hagas lo que hagas no vas a resolver nada. Acabas quemado, harto. Y en consecuencia tienes el riesgo de pasar a la categoría 4, ya que este tipo de actividades por lo menos te dan un respiro (conectarte a internet a leer el diario, por ejemplo).

El ideal es que hagas las cosas importantes no urgentes (categoría 2), que son las que por lo general terminamos descuidando. No porque hoy no pase nada, significa que no vaya a pasar. No realizar hoy la evaluación de un proyecto con plazo final en dos meses no es urgente, pero puede llegar a serlo si no le metes mano. Si es necesario hay que pedir colaboración para las actividades 1 y 3. A largo plazo tendrás tiempo para hacer cosas importantes.

Clasifica tus actividades diarias para ver en que categoría estas invirtiendo tiempo y cada vez que te de pereza hacer algo, piensa en las repercusiones que traería a largo plazo.

El siguiente gráfico de David Allen, experto en la gestión del tiempo, puede servirnos de esquema mental para decidir qué hacer con un problema:

Enlaces:
David Allen
El gachupas nos da ideas para organizar el correo electrónico.
Herramientas de mejora de la productividad.
Recordarlo todo en cualquier lugar.
http://es.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done

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